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Wichtige Änderungen der GoBD durch ein aktuelles BMF-Schreiben (Teil 2)

Bei E-Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne wird durch das aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Juli 2025 (BMF-Az. IVD2 – S-0316/00128/005/088) Klarheit geschaffen wie folgt: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).“

Die nächste Änderung bezieht sich auf elektronische Zahlungsbelege – insbesondere automatisch erzeugte Zahlungsnachweise von Zahlungsdienstleistern (z. B. PayPal, SumUp, Zettle, Stripe, Klarna etc.). „Nicht aufbewahrungspflichtig ist auch der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, sofern dieser nicht als Buchungsbeleg verwendet wird oder die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst darstellt oder nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist.“

Zu guter Letzt geht das BMF-Schreiben in seinem Änderungskatalog auf die eingehenden elektronischen Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege ein. „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen indem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist unter besonderen Voraussetzungen zulässig. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).“