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Wichtige Änderungen der GoBD durch ein aktuelles BMF-Schreiben (Teil 1)

„GoBD“ ist das Kürzel für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Hier werden Sie informiert über die aktuelle Entwicklung zu diesen Grundsätzen. Der Grund liegt insbesondere in der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025, der an verschiedenen Stellen bei den GoBD Änderungsbedarf ergibt.

Durch ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Juli 2025 (BMF-Az. IVD2 – S-0316/00128/005/088) werden die bisherigen Begriffe wie „Meldungen“ durch „Datensätze“ ergänzt und das Wort „XML-File“ durch die Wörter „XML-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung“ ersetzt. Des Weiteren wird die Speicherung und Verarbeitung strukturierter Daten gegenüber bildhaften Darstellungen rechtssicher gestellt. Als Fazit kann festgehalten werden, dass die Wortersetzung in diesem BMF-Schreiben dem Ziel dient, Klarheit und Rechtssicherheit bei der Nutzung von E-Rechnungen und deren strukturierter Daten zu schaffen. Damit soll deutlich gemacht werden, dass nur der XML-Datenteil als Grundlage steuerrelevanter Vorgänge zählt – nicht der sichtbare, bildhafte PDF-Anteil. Eine weitere Änderung ist relevant für die zukünftige Behandlung von bestimmten „Belegen“. Die bisherigen Wörter „Kontoauszüge in PDF oder Papier“ werden durch die Wörter „Dateien im PDF-Format oder papierhaften Belegen“ und das Wort „Kontoumsatzdaten“ wird durch das Wort „Dateien“ ersetzt. Dadurch dass die allgemeine Formulierung (Kontoauszug) ersetzt wird, sollen wohl mehr Fälle (z. B. elektronische Zahlungsdaten) erfasst werden. Gleiches gilt beim Tausch von Kontoumsatzdaten“ durch „Dateien“. Dies scheint ist eine bewusste Verallgemeinerung zu sein, um auch strukturierte Formate wie CAMT.053, MT940 oder CSV damit zu erfassen.

Eine weitere Änderung: „Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.“

Die folgende Änderung bedeutet eine wichtige Erleichterung für Unternehmen im digitalen Belegaustausch. „Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes (bspw. als E-Rechnungen) empfangen, bedarf es abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung.“